HSPnet est géré au sein de chaque province par le biais de structures et de rôles qui supervisent la gestion locale, la politique, l'intendance des données et la coordination des utilisateurs. Un comité national directeur gère le développement du partenariat HSPnet à travers duquel plusieurs provinces accèdent maintenant à HSPnet.

Structures de partenariat, rôles et responsabilités HSPnet (inclut un diagramme à lequel s'ajoute le  temps estimé au niveau de l’engagement pour chaque rôle/structure).

Chef de la direction, BC Academic Health Council (BCAHC)

• Établit et soutient le comité directeur HSPnet pour faciliter la participation de tous les partenaires HSPnet, en ce qui à trait à l’orientation stratégique, les budgets et le financement externe et une évaluation continue.
• Maintient les entrepreneurs et le personnel pour soutenir la mise en œuvre initiale de HSPnet dans chaque juridiction partenaire, et soutien l'opération en cours et l'amélioration de HSPnet dans le but de satisfaire tous les partenaires, leurs organismes membres, et les utilisateurs individuels.
  
• Soutient les efforts déployés pour commercialiser HSPnet à d'autres partenaires potentiels, avec pour objectif de réduire les coûts de fonctionnement permanents et afin d'améliorer HSPnet pour tous les partenaires.
• IIdentifie une personne à agir comme agent de confidentialité pour HSPnet dans toutes les provinces, avec comme responsabilités de coordonner les communications et le suivi des activités tel que requis avec les agents locaux de confidentialité HSPnet.

Directeur HSPnet

• Supervise les opérations HSPnet quotidiennes dans toutes les provinces.
• Supervise le personnel et autre service contractuel pour soutenir les opérations et l’amélioration HSPnet pour le bénéfice de tous les utilisateurs.
  
• Gère l'évaluation continue et l'amélioration de HSPnet.
• Gère la mise en œuvre de HSPnet dans chaque province, et supervise les activités des coordonnateurs HSPnet-xx tout au long de la période initiale de la mise en oeuvre.
• Facilite les activités du comité national directeur HSPnet et les groupes d'utilisateurs provinciaux.

Comité national directeur HSPnet

• Guide l'orientation stratégique de HSPnet au Canada grâce à la planification annuelle et à la priorité des activités pour l'expansion et la constante amélioration du système.
  
• Supervise l'évaluation des performances du système et les résultats du partenariat.
• Élabore et supervise les politiques nationales de la protection et la sécurité des données, ainsi que les activités connexes à l’intendance des données.
  
• Assure la viabilité financière du partenariat à travers l'élaboration du budget annuel, la révision et le contrôle des coûts de la formule de partage, et du soutien des initiatives visant à rechercher des fonds extérieurs.

Organisme partenaire principal du développement - au nom de la communauté des utilisateurs HSPnet-xx (XUC)

• Identifie un ou plusieurs représentants du XUC à rejoindre le comité directeur HSPnet.
  
• Établit un comité de gestion HSPnet-xx ou autre procédé pour faciliter la collaboration du XUC pour guider la participation au comité directeur HSPnet.
  
• Établit un processus pour la rémission de la part XUC pour le budget des opérations et de l’amélioration HSPnet (à être facturées trimestriellement par le BCAHC), et, si nécessaire, les coûts du mécanisme de recouvrement pour collecter des contributions des agences utilisateur vers la part XUC.
• Avec l'appui des contracteurs BCAHC, facilite la soumission d'une évaluation des incidences sur la vie privée (EIVP) tel que requis dans leur province. Cela impliquera probablement un seul document EIVP HSPnet à être présentée au nom de toutes les organisations XUC, ainsi que le développement des politiques et procédures locales (en plus des politiques nationales HSPnet) à être adopter au sein de chaque organisation XUC.
• Établit un comité (ou utilise le comité établi au point 2.6 ci-dessous) pour agir comme administrateur des données au nom des organismes qui fournissent des données XUC à HSPnet-xx. Ce comité serait chargé d'approuver les politiques et procédures relatives à la confidentialité, la sécurité et l'accès des données.
  
• Établit un groupe d'utilisateurs HSPnet-xx pour permettre aux utilisateurs HSPnet-xx d’examiner les problèmes locaux, de générer des idées d'amélioration, et de participer à un processus annuel pour prioriser les améliorations.
  
• (Optionnel) Identifie une personne pour agir comme coordonnateur HSPnet pour HSPnet-xx. Cette personne agira comme coordonnateur de projet local durant la mise en oeuvre HSPnet, et aurait des responsabilités continues pour la coordination du groupe d’utilisateur XUC afin de fournir une formation de base aux nouveaux utilisateurs XUC et au personnel remplaçant (une certaine formation à être fourni par l'équipe HSPnet).
  
• Identifie une personne au sein de XUC ou de l'organisme responsable à agir en tant que responsable de la confidentialité pour HSPnet-xx (pourrait être coordonnateur HSPnet pour HSPnet-xx, voir ci-dessous)

Organismes participants HSPnet-xx

• Identifie un ou plusieurs individus à agir en tant qu’administrateur local HSPnet pour leur organisation, responsable au sein de leur organisation au maintien des identifiants de connexion et de répondre aux exigences administratives ou de vérification des comptes (par exemple pour examiner des listes trimestrielles des noms d’utilisateurs inactifs). L'investissement de temps pour les administrateurs locaux est estimé à 0,5 jour ou moins par mois.
• Adopte des politiques et procédures sur la confidentialité, la sécurité,  et l'accès des données tel que décrit dans l’EIVP, à être présenté par l'agence responsable.
  
• Soutien les opportunités pour les utilisateurs HSPnet à recevoir une formation initiale et, si nécessaire, de la formation périodique de perfectionnement, et d'y participer ou de contribuer à d'autres réunions de groupe d’utilisateur XUC.
  
• S’assure que chaque utilisateur HSPnet ait accès à un ordinateur connecté à Internet qui répond aux exigences techniques HSPnet (actuellement avec Internet Explorer 5.5 ou supérieur, lecteur Adobe Acrobat, et un compte de courriel actif).

Projet d’équipe de la mise en œuvre HSPnet-xx

• Peut évoluer vers un comité de gestion HSPnet-xx continue (peut choisir de se rencontrer trimestriellement ou semi-annuellement)
• Apporte sa contribution dans le comité directeur national HSPnet en envoyant des recommandations et des priorités et en étant représenté à ce comité.
• Élabore et supervise les politiques à la pratique de l'éducation liées à HSPnet-xx qui pourraient être requises en plus des politiques nationales HSPnet.
• Peut former des sous-comités régionale pour l'examen des dossiers locaux de la pratique de l'éducation et des besoins au niveau de la politique/procédure.

Comité à l’intendance des données HSPnet-xx

• Peut englober certains ou tous les membres du comité de gestion HSPnet-xx.
  
• Conseille le comité national directeur HSPnet sur les politiques et processus qui permettront d'assurer l'intégrité des données des utilisateurs, de protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels, et de permettre l'utilisation appropriée des données à l'appui des objectifs d'affaires.
  
• Reçoit les demandes d'accès aux données qui nécessitent l'approbation du comité à l’intendance des données selon la politique HSPnet 3.6.
  • HSPnet-xx CGD Évaluation annuelle- Modèle

Office à la vie privée HSPnet-xx

• Coordonne les communications avec les utilisateurs HSPnet-xx sur les questions relatives à la politiques HSPnet sur la confidentialité, la sécurité et l'accès aux données.
  
• Répond aux demandes des étudiants, des organismes utilisateurs HSPnet-xx, et des membres du public concernant la vie privée et la sécurité HSPnet.
• Coordonne les activités relatives aux demandes des étudiants de consulter une copie, ou pour contester la manipulation de leurs renseignements personnels dans HSPnet tel que décrit dans la politique 3.5.

Groupe d’utilisateur HSPnet-xx

• Apporte une contribution au niveau de la mise en œuvre et l'amélioration HSPnet en analysant et en donnant leur point de vue sur les prototypes du système, sur les versions d'essai et sur la conception des documents (définition des exigences).
• Guides les membres de l'équipe HSPnet sur les questions de communication avec l'utilisateur, sur le support utilisateur, sur les corrections et les améliorations mineures, et sur la formation et la documentation.
  
• Aide l'équipe HSPnet en identifiant les personnes, les organisations/structures existantes, et le processus afin d’appuyer la conception et l'expérimentation de nouvelles améliorations.
• Organise un forum pour les problèmes locaux qui ont un impact sur les utilisateurs HSPnet, mais qui pourrait ne pas être directement liées au système HSPnet lui-même. Le résultat de ces discussions pourrait inclure des recommandations au comité de gestion HSPnet-xx, ou à d'autres groupes ou comités quant à la nécessité des politiques ou procédures qui pourraient, ou ne pourraient pas inclure des changements quant à utilisation ou à la fonctionnalité HSPnet.

(Facultatif) Coordinateur HSPnet pour HSPnet-xx -(Ce poste pourrait être orienté-projet afin de soutenir la période de mise en œuvre seulement, et pourrait évoluer vers un poste permanent si l'on souhaite soutenir la coordination de planification et de résolution de conflits, et à soutenir d'autres activités de pratique de l'éducation.)

• Coordonne les arrangements de la formation pour les utilisateurs XUC au cours de la mise en oeuvre initial de HSPnet.
  
• Effectue la formation personnel HSPnet au cours de la mise en oeuvre, y compris les cours pour les organismes demandeur, les organismes receveur et pour l'administration du système. Obtient le matériel "former le formateur" et assume la responsabilité continue pour la formation locale du nouveau personnel et du personnel de remplacement.
  
• Reçoit une formation périodique sur l'utilisation des améliorations HSPnet en cours de développement ou à paraître, et diffuse les informations sur les correctifs et nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs XUC. Apporte une contribution à l'équipe de développement HSPnet sur les exigences locale de conception, et consulte les utilisateurs locaux pour leur besoin spécifique.
  
• Convoque et favorise une ou deux réunions de groupe d'utilisateur XUC chaque année, en plus de la coordination des communications par intérim via le courrier électronique et le site HSPnet-xx.
• Peut agir en tant qu’office à la vie privée HSPnet-xx, avec l'appui de l’office à la vie privée BCAHC.
  
  
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